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I. LA COMPOSITION DU DOSSIER ADMINISTRATIF

L'autorité est tenue de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire. Cette obligation s'applique également aux stagiaires et aux agents non titulaires.

Il n'existe pas de liste légale o u réglementaire des documents devant figurer dans le dossier individuel détenu par l'administration. L'article 18 de la loi de 1983 se borne à indiquer que “Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé”.

Les éléments portant sur l'opinion politique, syndicale, religieuse ou philosophique sont prohibés. Ce principe connaît néanmoins des aménagements.

Ce dossier se compose d'éléments permanents qui ont vocation à demeurer dans le dossier et d'éléments temporaires au regard de la situation administrative de l'agent (Circulaire FP 1430 du 5.10.1981). Le dossier médical se trouve toujours à part.

1. Les éléments permanents

Tous ces documents sont à conserver depuis l'entrée en fonction de l'agent jusqu'à sa radiation des cadres.
Ils sont enregistrés par ordre chronologique dans le dossier, numérotés et classés sans discontinuité.
 
Parmi les actes administratifs permanents à verser au dossier, on peut citer :

 

  • les arrêtés relatifs au recrutement, à l'avancement d'échelon o u de grade, aux sanctions disciplinaires, à la mutation, à la cessation de fonctions (licenciements, admission à la retraite...), aux congés de longue maladie o u de longue durée, au détachement, au congé parental, à la disponibilité, à la réintégration, au temps partiel o u à la mise à disposition ainsi que toutes les demandes correspondantes (demande de mise à temps partiel, de disponibilité, d'admission à la retraite, etc.);
  • les fiches annuelles de notation ainsi que les éventuelles demandes de révision ;les copies de diplômes : aussi bien ceux qui ont été présentés pour accéder aux divers emplois que ceux que le fonctionnaire a p u acquérir en cours de carrière. Il est important en effet que les fonctionnaires transmettent au service gestionnaire ce type d'information qui sera utile au moment des avancements de grade, à l'occasion d'affectations dans des fonctions supposant des conditions particulières, lors d'éventuelles intégrations dans des cadres nouvellement créés, ou encore pour des nominations au cadre supérieur, par voie de promotion interne ;
  • les documents relatifs à la formation : attestation de formation initiale d'application, attestations de stages dans le cadre de la formation continue et les demandes de formations exprimées par l'agent puisque l'autorité territoriale ne peut leur opposer deux refus successifs qu'après avis de la commission administrative paritaire (article 2, loi n° 84-594 du 12 juillet 1984 modi~iée) ;
  • les pièces d'état-civil apportant la preuve de la nationalité, de la date de naissance, de l'accomplissement du service national, de la réception du casier judiciaire et de la situation familiale. Dans ce cadre peut figurer au dossier un jugement de divorce o u de séparation de corps pour lequel, en vertu du respect de la vie privée et par analogie avec la fonction publique d'Etat, un extrait suffit (circulaire ministérielle du 8 mars 19 73) ;
  • les documents relatifs à l'aptitude physique : la circulaire du 5 octobre 1981 citée plus haut invite à subdiviser le dossier médical de l'agent en deux parties :

-    l'une contenant les éléments relatifs à l'aptitude physique de l'agent (pièces fournies par l'intéressé lui-même comme les certificats médicaux, les arrêts de travail...) qui peuvent lui être communiquées directement,

-    et l'autre contenant les résultats d'expertises, examens, diagnostics établis par le médecin chargé du service médical transmis à la suite de consultation de ses confrères. Ce sous-dossier pourra donc être classé à part o u seulement détenu par le service de médecine professionnelle ;

  • les extraits de procès-verbal du o u des jurys de concours, des commissions administratives paritaires ;
  • les tableaux d'avancement et listes d'aptitude ;
  • les lettres de mise en demeure (en cas d'abandon de poste) ;
  • les demandes particulières du fonctionnaire : communication du dossier individuel, précompte au bénéfice de la caisse complémentaire de retraite o u d'une mutuelle... ;
  • les éventuels recours gracieux.
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