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4. La présentation du dossier

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité" (Article 18 de la loi du 13 juillet 1983).

Les termes "sans discontinuité" renvoient naturellement à un enregistrement et à un classement par ordre chronologique. En effet, l'objectif de la loi est à la fois d'éviter la perte de documents importants et la subtilisation d'un document par l'agent o u l'administration.

-    La numérotation  : Elle est la conséquence de l'enregistrement. Elle consiste à donner aux pièces permanentes du dossier un numéro de classement afin d'éviter la perte o u la subtilisation de documents lors de la consultation du dossier.
Cependant, le défaut de numérotation des pièces du dossier d'un agent ne constitue pas en soi un vice de procédure (CE 57149 du 13.0 7.1963 / 2. Quesnel).

-    Le classement : Rien n'interdit de diviser le dossier individuel en sous-dossiers et de distinguer dans le classement les éléments permanents et temporaires, tels qu'ils ont été définis ci-dessus. Les documents temporaires devront dans ce cas faire l'objet d'une numérotation différente, par année, comme le préconise la circulaire du 5 octobre 1981.

A titre indicatif, on signalera qu'une circulaire FP/3 n°1821 du 20 octobre 1993 des ministres de la culture et de la fonction publique relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel distingue cinq dossiers :

Le dossier de carrière tenu par le service du personnel qui est, selon la circulaire précitée, le seul et unique dossier complet sur la carrière de l'agent. Bien que la circulaire ne le précise pas, celui-ci peut être considéré comme le dossier individuel statutaire.
Il comprend : la correspondance de l'agent et le double de la correspondance qui lui a été adressée, les pièces originales fournies par l'agent, les feuilles de notes et appréciations, les copies de décisions individuelles le concernant.

Le dossier administratif ouvert et tenu par chaque service affectataire suivant les affectations de l'agent. Il comprend : la plupart des copies des pièces énumérées ci-dessus, parfois les originaux de décisions individuelles d'administration courante (reprises de travail, état de frais...).

Le dossier comptable tenu par le bureau chargé des rémunérations. Il contient les seules pièces comptables concernant le paiement des divers éléments de la rémunération.

Le dossier de pension dont la tenue incombe au bureau spécialisé lorsqu'il existe et qui comprend le dernier arrêté de promotion, la demande d'admission à la retraite et la décision y faisant suite, la fiche historique de l'agent (état de ses services) et les pièces relatives à l'état civil de l'agent.

Le dossier d'accident du travail ou de maladies professionnelles dont la spécificité peut être justifiée par les multiples incidents de tels événements sur la carrière d'un agent.

Cet "éclatement" du dossier est adapté à l'organisation des ministères mais on peut tout à fait s'en inspirer pour la création des sous-dossiers du dossier individuel. Nous le répétons, l'essentiel tient en deux points :

  • conserver les documents les plus importants pour la carrière de l'agent (et qui lui seront nécessaires en cas de mutation ou de départ à la retraite par exemple) ;
  • être à même de prouver que le dossier est complet en cas de procédure disciplinaire ou contentieuse.

La circonstance que des pièces d u dossier administratif ne sont pas classées et numérotées sans discontinuité n'est pas, par elle-même, de nature à entacher d'irrégularité une procédure disciplinaire par exemple, s'il n'est pas établi qu'une pièce pouvant avoir une influence sur le cours de cette procédure aurait été soustraite du dossier avant sa communication à l'intéressé (CE 132477 du 12.05.199 7 / Bourdiec).

Un agent ne peut présenter un recours contre les opérations relatives à la tenue de son dossier (CE 57149 du 13.0 7.1963 / 2. Quesnel).

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