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III. LE SORT DU DOSSIER DANS LE CADRE D E LA MOBILITE

Le dossier suivra l'agent en fonction des positions administratives qu'il sollicitera, jusqu'à la fin de sa carrière.

1. La mutation  :

Le dossier de l'agent fonctionnaire doit être transmis dans son intégralité à la collectivité d'accueil par la collectivité d'origine.

Cette transmission découle du principe de la carrière unique. En effet, quel que soit le nombre d'employeurs, l'agent n'a qu'une seule carrière et donc un seul dossier qui le suivra d'une administration à une autre.

Rappelons que ce n'est pas l'agent qui doit récupérer son dossier administratif et le transmettre à sa nouvelle collectivité, mais bien la collectivité d'origine qui doit, dès que la mutation devient effective, transmettre directement le dossier de l'intéressé à la collectivité d'accueil.

Aucune disposition législative ou réglementaire n'impose à l'administration d'origine de conserver une copie du dossier transmis. Il s'agit uniquement d'une mesure de précaution. En tout état de cause, les décisions importantes ont pris la forme d'un arrêté et subsisteront dans le registre des arrêtés pris pas l'autorité territoriale.

Enfin, à défaut de dispositions prévoyant la transmission entre employeurs publics pour les agents non titulaires, un nouveau dossier sera créé dans chaque collectivité où ils seront recrutés.

2. Les positions administratives

- Le détachement  : Pendant la période de détachement, l'agent continue à relever de son cadre d'emplois d'origine où il poursuit une carrière fictive. Il continue de bénéficier de l'avancement d'échelon. A ce titre, la collectivité conservera le dossier de l'agent pendant toute cette période. La collectivité d'accueil constituera, quant à elle, un dossier pendant la durée du détachement. Elle pourra demander, le cas échéant à l'agent, la production des pièces du dossier qu'il a en sa possession.
Lorsque le détachement est suivi d'une intégration, la collectivité d'origine transmettra le dossier à la collectivité d'accueil.
En revanche, si l'agent est réintégré dans son administration d'origine, il revient à l'administration d'accueil de transmettre à la collectivité d'origine les éléments du dossier constitué pendant la période de détachement.

- La disponibilité  : L'agent bénéficiant d'une disponibilité discrétionnaire o u de droit figure parmi les effectifs de la collectivité. Son dossier est conservé par la collectivité.

- La mise à disposition  : L'agent mis à disposition continue à faire partie des effectifs de l'administration. Son dossier est conservé au service du personnel de la collectivité d'origine.

3. Les cas de cessation de fonctions (démission, départ à la retraite, décès)

Le dossier est conservé au service du personnel de la collectivité et puis versé aux archives départementales dans les conditions prévues par les textes. Il importe que les services gestionnaires conservent le dossier pendant un délai assez long.

En effet, le fonctionnaire retraité conserve le droit d'accès à son dossier administratif et la possibilité d'en demander des copies (Réponse ministérielle 315 / JO Sénat du 6.0./1983).

En cas de décès de l'agent, les éléments portés à son dossier continuent à être couverts par le secret de la vie privée. Cependant, les ayants droit, entendus comme les successeurs légaux d u défunt (héritiers, conjoints survivants, légataires universels o u à titre universel) et les proches, peuvent avoir accès en lieu et place de l'intéressé, aux documents contenant des informations couvertes par le secret de la vie privée o u portant une appréciation o u un jugement de valeur sur l'intéressé. Toutefois, ce droit s'exerce dans l'intérêt du défunt et à condition qu'il ne s'y soit pas opposé de son vivant.

Cette règle s'étend à un conjoint divorcé en tant qu'il peut prétendre à une pension de réversion.
 
SOURCE : http://www.cdg47.fr/documents/circulaires/104.pdf (Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Lot et Garonne)

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